O que é e como utilizar a ferramenta 5W2H
Corresponde às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade, ou seja:
5 W
What (o que será feito?); Why (por que será feito?); Where (onde será feito?); When (quando?); Who (por quem será feito?)
2H
How (como será feito?); How much (quanto vai custar?)
A Ferramenta 5W2H é, na verdade, um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.
É uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Como ela é útil na empresa?
O 5W2H ajuda na execução e sobretudo no controle das tarefas nas empresas, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada.
Os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.
O 5W2H no dia a dia.
Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta. Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de administrativo. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de administrativa; Onde? Na filial A. E por aí vai.
Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.
Quando aplicar a ferramenta?
O 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações e não só na empresa, mas na vida pessoal. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com amigos: só o fato de montar uma tabela com a metodologia 5W2H vai ajudar a ter muito mais controle de tudo, sobretudo dos gastos. Agora, pense na sua empresa. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:
- No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
- na manutenção de máquinas de uma indústria;
- na definição de um processo de recrutamento e seleção;
- no acompanhamento dos indicadores de performance;
- no aumento da sua carteira de clientes.
Pode ser utilizado em qualquer tamanho de empresa?
Sem dúvida. Mesmo que você seja o único responsável por um projeto, pode experimentar.
Ao responder as questões propostas pelo 5W2H, você terá muito mais clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a seguir para atingir um objetivo. E acredite: vai deixar de perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.
Como estruturar essa ferramenta?
A tabela da metodologia 5W2H pode ser realizada em uma planilha ou mesmo com um editor de texto. O que importa é sempre ter respostas claras e objetivas para estas perguntas, de modo que qualquer plano de ação se torne, ele próprio, claro e objetivo.
Exemplo:
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