O inventário de estoque é fundamental para todo negócio que deseja ter uma gestão eficiente e organizada.
Pode parecer básico, mas muitas empresas sofrem prejuízos porque não possuem um planejamento de estoque mínimo.
Você, como cliente, já deve ter tentado comprar um produto em um estabelecimento e descobriu que ele não se encontrava em estoque.
Esse tipo de situação poderia ser facilmente evitado se houvesse um inventário de estoque bem administrado, com o foco nos produtos mais procurados pelos clientes.
Independentemente do tamanho da empresa ou da quantidade de produtos que devem ser armazenados, o inventário de estoque o ajudará a prevenir desperdícios, evitar produtos parados e manter suas prateleiras sempre abastecidas.
Por esses e outros motivos que veremos neste artigo, é muito importante que você aprenda mais sobre essa prática importante para a sua empresa.
O que é um inventário de estoque
Entender o que é um inventário de estoque é relativamente simples. No entanto, não é tão fácil manter 100% de controle sobre um estoque.
Inventário basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa, internamente ou externamente.
Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável. Ou seja, trata-se de uma rotina para identificar, classificar e contar todas as mercadorias de uma empresa.
Existem normas e leis que regulamentam a criação de um inventário. No Brasil, a instituição que é responsável por isso é o Conselho Federal de Contabilidade.
Assim, por meio das Normas Brasileiras de Contabilidade, existem padrões a serem seguidos para fazer um inventário.
Por exemplo, toda empresa que possui um estoque deve manter, também, um livro para registrar tudo que está nele. Trata-se do Registro de Inventário (chamado de Livro modelo 7).
Ele serve para registrar todos os produtos armazenados quando do levantamento do balanço da empresa.
Se a sua empresa é tributada com base no lucro real, esse livro deve ser escriturado ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).
Já as demais empresas podem escriturar o Livro de Registro de Inventário no final de cada ano calendário.
Para que serve o inventário de estoque
Um inventário de estoque serve para o gestor controlar os principais aspectos do negócio
O inventário de estoque serve para você saber exatamente quais produtos estão em estoque e o mais importante: o volume de cada produto.
Então, o inventário de estoque serve para que você tenha total controle sobre o negócio.
Com base nesse conhecimento, você saberá quais mercadorias você deve comprar mais, quais estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.
Um dos erros mais comuns em um negócio é não ter controle do seu inventário. Assim, ele compra mais do que deveria ou contínua escolhendo produtos com pouca saída.
Assim, o capital da empresa permanece estagnado no estoque.
Outra função importante do inventário de estoque é evitar a perda de mercadorias por furtos, desvios ou até mesmo por danos como infiltrações e pestes.
Esse tipo de perda pode ser amenizado quando identificado cedo.
Muitas empresas fazem o controle de estoque com base apenas no que foi comprado e nas vendas. No entanto, esse tipo de gestão muitas vezes não reflete a realidade.
A melhor forma de realmente saber quais e quantos produtos estão em estoque é fazendo um inventário.
Benefícios do controle de estoque
O principal benefício que um controle de estoque traz é garantir o melhor atendimento aos seus clientes com a pronta entrega de produtos ou então prazos reduzidos para encomenda de produtos.
Assim, através do controle de estoque, você estará alinhado sobre quando e quantas mercadorias deve comprar.
Com base nesse conhecimento, você pode saber exatamente qual deve ser a sua prioridade ou até mesmo tomar decisões de marketing, como por exemplo realizar uma promoção dos produtos que já estão parados no estoque há muito tempo.
Afinal, é preciso ter um equilíbrio preciso para também não ter prejuízo.
Como citado, é comum que os gestores errem ao comprar mais do que o necessário.
Você pode evitar isso baseando suas decisões em dados e ao apostar em algo novo, começar devagar, diminuindo o seu risco.
Caso a sua empresa fabrique produtos, manter um controle de estoque eficiente pode ser fundamental para que a produção esteja sempre em dia.
Imagine como seria paralisar toda uma fábrica porque faltou uma matéria-prima.
Além disso, se você trabalha com produtos com validade, esse controle de estoque vai ajudá-lo a encontrar os produtos que têm prioridade na saída.
Quais empresas devem fazer o inventário de estoque
Toda e qualquer empresa que tem estoque de mercadorias, sejam produtos ou matéria-prima, devem realizar um inventário de estoque eficiente.
Isso vale para grandes e pequenas empresas, dos mais diversos ramos e nichos, seja B2B ou B2C.
As mercadorias significam dinheiro investido. Se esse dinheiro for mal gerenciado, ele pode ser perdido e se for bem administrado, pode se tornar lucro.
O primeiro passo da otimização da gestão é a mensuração. Então, não deixe de gerenciar o estoque do seu negócio.
Quando fazer o inventário de estoque
É indicado fazer um inventário de estoque periodicamente. A frequência depende do gestor. Pode ser diária, semanal, mensal. Cada tipo de negócio precisa de um controle de estoque diferente.
No entanto, você deve fazer o mais rápido possível quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de mercadorias.
Você pode ficar atento a alguns sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário de estoque urgente:
- produtos extraviados com frequência;
- excesso de mercadorias encalhadas;
- atraso nas entregas por falta de produto;
- compras imprecisas;
- entre outros.
Então, fique atento aos sinais e crie uma rotina de controle de estoque para gerenciar suas mercadorias do jeito correto.
Tipos de inventários de estoque
Conheça alguns tipos de inventários de estoque.
Existem diversos tipos de inventários de estoque. Cada um deles possui suas características e finalidades de uso. Conheça os mais populares a seguir:
Inventário rotativo
Este tipo de inventário demanda que o estoque seja submetido à contagem de itens com uma frequência definida (1 vez por dia, semana, mês).
Assim, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempo predefinidos. Esse tipo de contagem é muito importante, principalmente em grandes empresas que possuem um alto giro de mercadorias.
Inventário cíclico
Semelhante ao inventário rotativo, esse tipo faz o ajuste periódico entre o volume dos produtos em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis.
Diferentemente do inventário rotativo que atende as necessidades de gestão, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico busca dar segurança à base de dados da empresa.
Inventário periódico
Neste caso, a contagem dos itens não acontece como rotina. Ela é feita no final de um período definido pela empresa.
Os propósitos dessa modalidade envolvem a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.
Inventário parcial ou dinâmico
Esse tipo de contagem é de apenas uma parte do estoque do negócio. Em empresas que possuem um vasto armazém e muitos tipos de produtos, às vezes é preciso manter um controle especial sobre determinado tipo de produto.
Para esse tipo de necessidade, realiza-se um inventário parcial ou dinâmico, com foco em apenas um tipo de produto.
Inventário anual
Essa é a contagem dos bens ou mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal, que corresponde de janeiro a dezembro. Esse inventário serve para realizar o balanço anual das mercadorias em estoque e basear as decisões de ano novo.
Inventário geral
Esse inventário leva mais tempo, mas é o mais completo dentro de uma empresa.
Ele abrange a contagem e identificação de todos os bens, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.
Na contabilidade, o inventário geral é ótimo para avaliar o patrimônio atualizado de uma empresa.
A AW Consultores vem ajudando empresas, garantindo resultados e margens sustentáveis.
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